Si vous gérez une location de vacances, un appartement touristique, une maison d'hôtes ou un hôtel en Espagne, le terme « Ses Hospedajes » vous est probablement déjà familier. Pour de nombreux propriétaires, il s'agit d'une formalité administrative supplémentaire. En pratique, cependant, le problème ne réside pas dans le système lui-même, mais plutôt dans les erreurs d'interprétation .
L'idée reçue la plus répandue ? « Il suffit d'enregistrer vos invités. » C'est faux.
La réglementation espagnole exige deux rapports distincts : le de réservation et le de données client .
Le défaut de fournir l'un de ces éléments peut exposer le propriétaire ou le gestionnaire de l'immeuble à des sanctions financières.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'est exactement Ses Hospedajes, à qui cela s'applique, quelles données doivent être fournies, dans quel ordre et comment éviter les erreurs les plus courantes.
Qu’est-ce que Ses Hospedajes et pourquoi ce système a-t-il été créé ?
Ses Hospedajes est le système national d'enregistrement des séjours touristiques en Espagne, mis en œuvre par le décret royal 933/2021 . Il a remplacé les méthodes précédentes, fragmentées, de déclaration des visiteurs à la Guardia Civil ou à la Policía Nacional.
L'objectif du système est :
- améliorer la sécurité publique,
- un meilleur contrôle du marché de la location touristique,
- Unification des règles de déclaration à l'échelle nationale.
Le système couvre toutes les formes d'hébergement de courte durée , quelle que soit la région ou le canal de réservation.
À qui s'appliquent les obligations de Ses Hospedajes ?
L’obligation de déclarer les séjours s’applique à pratiquement tous les organismes proposant un hébergement temporaire :
- appartements de vacances (VUT),
- hôtels, auberges et maisons d'hôtes,
- maisons rurales (tourisme rural),
- campings et installations de glamping.
Que la réservation soit effectuée via Airbnb, Booking.com ou directement, la responsabilité incombe toujours au propriétaire ou au gestionnaire du logement .
Ceci est très important : les plateformes de réservation ne prennent pas en charge vos obligations de déclaration auprès de Ses Hospedajes .
Deux responsabilités, un ordre – comment ce système fonctionne-t-il en pratique ?
Enregistrement de l'objet – point de départ
Avant de pouvoir déclarer votre première réservation ou votre premier client, l'établissement doit être enregistré dans le système et la personne responsable doit disposer d'un accès à la plateforme. Sans cela, toute déclaration légale est impossible.
Il s'agit d'une étape qu'il convient de régler à l'avance – de nombreux problèmes surviennent lorsque le propriétaire tente de finaliser rapidement les formalités le jour de l'arrivée des invités.
Soumission de la réservation – première obligation
C'est l'élément le plus souvent négligé.
Le système exige la déclaration de la réservation elle-même – c’est-à-dire l’information selon laquelle un bien donné a été loué pour une période spécifique, par une personne spécifique, dans des conditions spécifiques.
La réservation doit être soumise dans un délai maximum de 24 heures après sa confirmation .
Si vous utilisez un PMS ou un gestionnaire de canaux avec intégration, une partie de ce processus peut être automatisée. Pour les réservations directes, la responsabilité vous incombe entièrement.
Communication des données clients – la deuxième obligation
L'étape suivante consiste à enregistrer chaque client qui commence effectivement son séjour.
Les données doivent être soumises au plus tard 24 heures après l'enregistrement . Ceci s'applique également aux enfants (avec des informations complémentaires concernant leur lien de parenté).
Concrètement, cela signifie que :
- réservation ≠ invités,
- Il s'agit de deux rapports distincts
- Les deux sont obligatoires.
Quelles données devez-vous collecter ?
Le système exige des données précises, notamment en fonction du type de pièce d'identité. Il s'agit le plus souvent des éléments suivants :
- nom et prénom,
- sexe,
- date de naissance,
- citoyenneté,
- numéro et type de document (passeport, DNI, NIE, NIF),
- coordonnées.
Les erreurs dans les numéros de documents ou l'absence de champs obligatoires constituent l'une des causes les plus fréquentes de problèmes lors des audits.
Il est donc préférable d'utiliser des formulaires de pré-enregistrement qui garantissent automatiquement l'exhaustivité des données.
Échéances et stockage des données
Les notifications doivent être effectuées dans les délais légaux et, en outre :
- Les données doivent être conservées pendant 3 ans après la fin du séjour.
- Le système doit permettre leur reconstitution en cas d'audit.
Cela signifie que l'approche « envoyer et oublier » n'est pas sûre.
Sanctions en cas de non-respect
Les infractions au règlement de Ses Hospedajes peuvent entraîner :
- sanctions financières allant de 601 € à 30 000 € ,
- perte de licence touristique,
- Inspections et procédures administratives supplémentaires.
Les infractions les plus fréquemment punies sont :
- aucune notification de réservation,
- communiquer les données après la date limite,
- données incomplètes ou incorrectes,
- l'hypothèse que « la plateforme s'en chargera pour moi ».
Comment éviter les problèmes ? Une solution éprouvée
Le modèle le plus sûr est :
- signaler la réservation immédiatement après sa confirmation,
- collecte des données des clients avant leur arrivée ,
- automatisation lorsque cela est possible,
- communication claire avec les clients, les informant que ces données sont requises par la loi.
Cela permet un enregistrement sans encombre, sans le stress et les formalités administratives fastidieuses à l'entrée. 🙂
Résumé
Ses Hospedajes n'est pas un système hôtelier. Il s'agit d'une véritable obligation pour toute personne proposant des locations de courte durée en Espagne.
Trois éléments sont essentiels :
- ordre correct (réservation → invités),
- suivre les échéances,
- exhaustivité des données.
Si le processus est bien organisé, il devient une routine. S'il est négligé, il peut rapidement devenir un problème…
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