Als u een vakantiewoning, toeristenappartement, pension of hotel in Spanje beheert, is de term "Ses Hospedajes" waarschijnlijk al eens ter sprake gekomen. Voor veel eigenaren klinkt het als weer een bureaucratische hindernis. In de praktijk ligt het probleem echter niet bij het systeem zelf, maar eerder bij de veelvuldige misinterpretatie .
De meest voorkomende aanname? "Registreer gewoon je gasten." Dat klopt niet.
De Spaanse regelgeving vereist twee afzonderlijke rapporten : het boekingsrapport en het gastgegevensrapport .
Het niet aanleveren van een of meer van deze elementen kan de eigenaar of beheerder van het pand blootstellen aan financiële sancties.
In dit artikel leggen we uit wat Ses Hospedajes precies is, voor wie het geldt, welke gegevens moeten worden verstrekt, in welke volgorde, en hoe u de meest voorkomende fouten kunt vermijden.
Wat is Ses Hospedajes en waarom is dit systeem in het leven geroepen?
Ses Hospedajes is het landelijke registratiesysteem voor toeristische verblijven in Spanje, ingevoerd bij Koninklijk Decreet 933/2021 . Het verving de voorgaande, gefragmenteerde methoden voor het melden van bezoekers aan de Guardia Civil of Policía Nacional.
Het doel van het systeem is:
- verbetering van de openbare veiligheid,
- betere controle op de markt voor toeristische verhuur,
- Uniformering van de rapportageregels in het hele land.
Het systeem omvat alle vormen van kortetermijnaccommodatie , ongeacht de regio of het boekingskanaal.
Op wie zijn de verplichtingen van Ses Hospedajes van toepassing?
De meldingsplicht geldt voor vrijwel alle aanbieders van tijdelijke accommodatie :
- vakantieappartementen (VUT),
- hotels, hostels en pensions,
- landelijke huizen (turismo rural),
- campings en glampingfaciliteiten.
Het maakt niet uit of de reservering via Airbnb, Booking.com of rechtstreeks is gemaakt. De verantwoordelijkheid ligt altijd bij de eigenaar of beheerder van de accommodatie .
Dit is erg belangrijk: boekingsplatformen nemen uw meldingsplicht aan Ses Hospedajes niet over .
Twee verantwoordelijkheden, één opdracht – hoe werkt het systeem in de praktijk?
Objectregistratie – uitgangspunt
Voordat u uw eerste reservering of gast kunt melden, moet de accommodatie in het systeem geregistreerd zijn en moet de verantwoordelijke persoon toegang hebben tot het platform. Zonder dit is een wettelijke melding onmogelijk.
Dit is een stap die van tevoren moet worden afgehandeld – er ontstaan veel problemen wanneer de eigenaar de formaliteiten op de dag van aankomst van de gasten nog snel probeert af te ronden.
Het indienen van een reservering – de eerste verplichting
Dit is het element dat het vaakst over het hoofd wordt gezien.
Het systeem vereist dat de reservering zelf – dat wil zeggen, informatie dat een bepaalde accommodatie voor een specifieke periode is gehuurd door een specifieke persoon onder specifieke voorwaarden.
De reservering moet uiterlijk 24 uur na bevestiging .
Als u een PMS of channel manager met integratie gebruikt, kan een deel van dit proces geautomatiseerd worden. Voor directe boekingen ligt de verantwoordelijkheid volledig bij u.
Het rapporteren van gastgegevens – de tweede verplichting
De volgende stap is het registreren van elke gast die daadwerkelijk aan zijn of haar verblijf begint.
De gegevens moeten uiterlijk 24 uur na het inchecken . Dit geldt ook voor kinderen (met aanvullende informatie over hun relatie).
In de praktijk betekent dit het volgende:
- reservering ≠ gasten,
- Dit zijn twee afzonderlijke rapporten
- Beide zijn verplicht.
Welke gegevens moet u verzamelen?
Het systeem vereist nauwkeurige gegevens, afhankelijk van onder andere het type identiteitsdocument. Deze omvatten meestal:
- naam en achternaam,
- seks,
- geboortedatum,
- burgerschap,
- documentnummer en -type (paspoort, DNI, NIE, NIF),
- contactgegevens.
Fouten in documentnummers of ontbrekende verplichte velden behoren tot de meest voorkomende oorzaken van problemen tijdens audits.
Daarom is het het beste om vooraf incheckformulieren die automatisch de volledigheid van de gegevens controleren.
Deadlines en gegevensopslag
Meldingen moeten binnen de wettelijke termijnen worden gedaan en bovendien:
- De gegevens moeten na het einde van het verblijf worden bewaard
- Het systeem moet de reconstructie ervan mogelijk maken in geval van een audit.
Dit betekent dat "versturen en vergeten" geen veilige aanpak is.
Sancties bij niet-naleving
Overtredingen van de regels van Ses Hospedajes kunnen leiden tot:
- financiële boetes variërend van €601 tot €30.000 ,
- verlies van toeristenvergunning,
- aanvullende inspecties en administratieve procedures.
De meest voorkomende straffen zijn:
- geen reserveringsmelding,
- gegevens rapporteren na de deadline,
- onvolledige of onjuiste gegevens,
- de aanname dat "het platform het wel voor me zal doen.".
Hoe voorkom je problemen? Een beproefde oplossing
Het veiligste model is:
- Het onmiddellijk melden van de reservering na bevestiging
- het verzamelen van gastgegevens vóór aankomst ,
- waar mogelijk automatisering,
- Duidelijke communicatie met gasten dat de gegevens wettelijk verplicht zijn.
Hierdoor verloopt het inchecken soepel, zonder de stress en zenuwslopende papierwinkel bij de ingang. 🙂
Samenvatting
Ses Hospedajes is geen "hotel"-systeem. Het is een daadwerkelijke verplichting voor iedereen die kortetermijnverhuur aanbiedt in Spanje.
Drie dingen zijn essentieel:
- correcte volgorde (reservering → gasten),
- deadlines in de gaten houden,
- volledigheid van de gegevens.
Als het proces goed georganiseerd is, wordt het routine. Als het genegeerd wordt, kan het snel een probleem worden..
Neem deel aan de discussie